Заполни анкету и мы подберем для тебя вакансию

Анкета



Сотрудники отдела секретариата

Рабочие будни многих фирм протекают среди кипы бумаг (приказов, распоряжений, контрактов и пр.), многочисленных звонков, деловых встреч, клиентских посещений, различных совещаний, кофе-брейков и т.п. Естественно, за этим всем стоит сотрудник - порой совсем незаметный, но точно уж незаменимый. В небольших компаниях обычно таким человеком является офис-менеджер, который и держит всю жизнедеятельность офиса под контролем.

Однако в крупных предприятиях и объем подобной работы намного больше, там просто физически не под силу справиться со всем одному специалисту. Для этого образуется специальный отдел - секретариат, в котором трудятся люди разных должностей и область их полномочий у каждого, соответственно, своя. Обычно в данном структурном подразделении в штатном расписании числятся такие специалисты, как администраторы, помощники директора/руководителя, офис-менеджеры, переводчики. Конечно, название должности может звучать по-иному, однако, функциональность от этого практически не меняется.

Кто-то может недоумевать, а чем же отличается работа администратора от работы офис-менеджера? Во-первых, многое зависит от специфики деятельности организации, в которой работают люди на подобных должностях. Ну, а во-вторых, различия в их функциях определяются должностными инструкциями, ознакомиться с которыми можно на сайте FreshDoc.

Инструкции (должностные) для работников секретариата

Принимая на работу человека в отдел секретариата на ту или иную должность, работодатель (сам либо другой специалист от его лица) подписывает с каждым новоиспеченным сотрудником должностную инструкцию. Если в компании предусмотрен подобное подразделение, то, вероятнее всего, трудится в нем не один человек. Если вы принимаете на новую должность, до этого не функционирующую, то вам предстоит с нуля разработать должностную инструкцию. Но не стоит этого бояться, на деле это может затратить у вас не так уж много времени и сил - попробуйте конструктор FreshDoc, в котором вы найдете шаблон необходимого вам кадрового документа и также его описание тут.

Чтобы получить грамотную инструкцию для специалиста отдела секретариата, вам предстоит всего лишь определить:

  • Точно название этой должности;
  • Будут ли в подчинении у сотрудника находиться люди;
  • Какими документами будет регламентирована деятельность специалиста;
  • Предусматривается ли у нанимаемого работника непосредственный руководитель.

Определившись с этими моментами, вы получите сформировавшуюся должностную инструкцию - заполняйте ее конкретными сведениями и смело печатайте!